Diversas são as influências desestabilizadoras que podem combinar para derrubar seu projeto ao longo do caminho, estas 5 cinco questões podem ajudar a minimizar um possível fracasso.
O desafio para todos nós é reconhecer os nossos erros críticos antes do tempo e combatê-los antes de chegar a um ponto a partir do qual não haja recuperação.
Este é um resumo pessoal dos 5 grandes problemas que ameaçam afundar muitos projetos:
1. "Perder de vista" o objetivo (propósito) do projeto.
Além do patrocinador, gerente de projeto e alguns membros da equipe principal, a maioria dos indivíduos e dos grupos de trabalho não pensam muito sobre o objetivo primordial do projeto diariamente. Eles estão focados nas tarefas a serem realizadas, nos prazos, nos problemas e nos obstáculos que aparecem pela frente.A "perda de vista" do propósito semeia uma variedade de problemas incluindo a motivação, a moral, a qualidade, a criatividade e a inovação.
Todos os participantes do projeto devem ter uma visão clara do objetivo. Você pode repassar o objetivo na conclusão de cada marco na reunião de acompanhamento, propondo aos membros da equipe principal a reiteração do propósito aos demais membros.
Uma outra ideia é incluir a declaração de propósito do projeto no topo de cada documento do projeto.
2. Cliente confuso (esquece o que comprou ou contratou).
A desorientação do cliente em relação àquilo que foi contratado (escopo) contribui para todos os tipos de problemas de desestabilização.Para projetos onde o cliente acessível, é preciso encontrar uma maneira de associar o cliente com a equipe na construção de um relacionamento próximo, para esclarecimentos do escopo, para tomada de decisão em etapas-chave e para aprovações prévias das entregas ao longo do caminho.
Quando o cliente não pode estar presente diretamente, é preciso que ele designe um representante com poder de decisão seguindo as mesmas diretrizes. Em caso de dúvidas o cliente real deve ser imediatamente acionado.
Esta etapa é comumente ignorada ou dada pouca atenção, inevitavelmente levando a problemas de aumento do escopo, de custos e de outros males que praticamente garantem um desgaste nos relacionamentos contratuais.
3. Alterações no Escopo (produto ou serviço a ser entregue).
Um projeto bem documentado é essencial ao sucesso, mas parece que a superficialidade, a distração, a preguiça e a má organização acontecem regularmente dentro das áreas de projetos das empresas.Um plano de projeto "pobre" sem um efetivo monitoramento e controle de mudanças poderá causar alterações de escopo, com impacto direto nos custos e na qualidade do projeto.
É preciso uma incrível disciplina por parte do gerente de projeto e do patrocinador executivo para minimizar as "distrações" que resultam da incorporação daquilo que pode ser bom, mas fora do escopo e dos objetivos do projeto.
4. A confusão na equipe em torno de "quem faz o quê?"
Uma das "doenças" mais comuns nas equipes de baixo desempenho é a confusão sobre quem está realmente envolvido na tarefa, e quais são as suas principais responsabilidades.Nas equipes de projeto de alto desempenho percebi um grande esforço na confecção de uma matriz de responsabilidades, específica para cada projeto, com a participação ativa dos membros da equipe na definição dos papeis.
Cada projeto deve ter uma matriz de responsabilidade única e exclusiva.
5. Deficiência de valores (ético, moral, comportamental...)
Tenho presenciado uma discussão rasa sobre os valores éticos, morais e comportamentais que nortearão os envolvidos ao longo do projeto.Um conjunto de valores bem definidos descreverá os comportamentos esperados para todos os participantes da equipe.
Os valores definem as responsabilidades e as expectativas para as questões de resolução de problemas, de divergências e de atendimento ao cliente orientando o caminho para o saudável relacionamento entre todos os envolvidos no projeto.
Gerentes de projetos eficazes trabalham com os membros da equipe e com o patrocinador executivo para esclarecer, codificar valores e torná-los visíveis para todos.
Reforçam a vivência desses valores diariamente, modelando os comportamentos corretos e a incorporação profunda na cultura equipe.
Embora seja ideal estabelecer valores logo no início, pode ser necessário incluir novos para resolução específica de algum problema que ocorra ao longo do ciclo de vida do projeto, realinhando a equipe.
Diversas são as influências desestabilizadoras que podem combinar para derrubar seu projeto ao longo do caminho, no entanto, os cinco acima são causas potenciais de enormes problemas. Se você sentir que a sua equipe de projeto está afundando em câmera lenta, vale a pena revisitar cada uma dessas questões e evitar um resultado desconfortável.
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